Bab VIII Menerapkan Pengoperasian Transaksi Online dan Prosedur Kegiatan Rapat (Teleconference)

A. MENERAPKAN PENGOPERASIAN        .       TRANSAKSI ONLINE

Berbagai informasi yang semuala disimpan dalam bentuk kertas atau sejenisnya(hardfile)sekarang disimpan dalam bentuk elektronik.informasi dalam bentuk elektronik penyebarluasannya lebih cepat dan mudah.

1.Pengertian Transaksi online 

    Transaksi online adalah transaksi yang dilakukanpenjual dan pembeli secara online melalui media internet,tidak ada perjumpaan langsung antara pembeli danpenjual.Contoh:transaksi online,seperti paypal dan money broker.

a.paypal

    Paypal merupakan salah satu alat pembayaran menggunakan internet yang paling banyak digunakan oleh masyarakat di dunia.paypal diklaim sbg alat pembayaran yg pling aman.paypal dpt mengatasi kekurangan dalam pengiriman uang secara tradisional,seperti cek atau money order yang prosesnya dapat memakan waktu.

b.Money Broker

    Money broket merupakan jasa pengiriman uang paling murah dan cepat yang direkomendasikan di Eropa.Uang akan dikirimkan via e-mail dan sampai saat itu juga.Untuk menerima uang,penerima hanya perlu alamat e-mail,kemudian membuka account di moneybookers dan menguangkan uangnya ke nomor bank rekeningnya.

2. Menguraikan dan Menggunakan Internet untuk melakukan Pemesanan/Pembelian Online

a.jual beli online

    Merupakan suatu kegiatan menjual dan membeli barang secara online atau melalui media elektronik yang terhubung dengan internet.

Ketik akan melakukan transaksi online melalui internet,agar transaksi aman,perhatikan hal -hal berikut.

1.)Pencarian Produk

2.)Keberadaan Pihak Penjual

3.)Memilih Barang

4.)Pembayaran Atas Pembelian Produk

5.)Pengiriman Barang

b.Cara Bertransaksi Online yang Aman sekaligus Belanja Online yang Baik dan Benar.

    Beberapa cara yang dpt dilakukan agar terhindar dari segala masalah saat bertransaksi online ,antara lain sbb:

Selalu lindungi komputer atau media anda dari serangan virus.
Gunakan password yang terbarukan dalam akun jual beli online.
Berhati - hati saat mengetik alamat situs,jangan sampai salah ketik.
Pastikan informasi diri Anda aman saat berselancar di internet.
Sebisa mungkin pergunakan komputer atau gedget pribadi dalam melakukan transaksi.
Gunakan logika berpikir realistis agar tidak mudah tertipu.

3. Metode dan Sistem Pembayaran secara Online .

Metode pembayaran
Sistem Pembayaran Transaksi Online  dalam Dunia Maya.(Shared Hosting,Alertpy,Solid Trust Pay.)
Reservasi Online
   
4. Manfaat Transaksi Online

Kegiatan Transaksi Online dpt meningkatkan Pangsa pasar
Menurunkan Biaya Operasional (Operating cost)
Melebarkan Jangkauan (global reach)
Meningkatkan Customer 2Loyalty
Meningkatkan Supply Management
B. MENERAPKAN PROSEDUR KEGIATAN RAPAT(TELECONFERENCE)

1.PENGERTIAN RAPAT.
Rapat (conference atau meeting) adalah alat/media komunikasi kelompok yang mempunyai sifat tatap muka dan sangat penting,diselenggarakan oleh banyak organisasi,baik swasta maupun pemerintah untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan keputusan.

2.JENIS-JENIS RAPAT DAN SYARAT - SYARAT 

Rapat mempunyai jenis jenis yang beragam. Rapat juga mempunyai syarat syarat tertentu.

a. Jenis jenis Rapat
1.) Menurut Tujuannya, rapat dibedakan menjadi tiga,yakni
a. Rapat penjelasan
b. Rapat pemecahan masalah,dan
c. Rapat perundingan
2.) Menurut Sifatnya ,rapat dibedakan menjadi Dua ,yakni
a. Rapat formal
b. Rapat informal.
3.) Menurut jangka waktunya,dapat dibedakan menjadi tiga,yakni
a. Rapat mingguan
b. Rapat bulanan ,dan
c. Rapat tahunan.

b. Syarat syarat rapat.

Suatu pertemuan dpt disebut sbg rapat apabila memenuhi kriteria kriteria berikut:

1. Membicarakan suatu masalah yang berkaitan dhn tujuan organisasi,perusahaan,instansi,pemerintah, dan lain lain,yg harus dirundingkan/didiskusikan secara bermusyawarah.
2. Pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif.
3. Setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka (tidak ada yg disembunyikan serta prasangka).
4. Adanya unsur unsur rapat seperti pimpinan,notulen,moderator,peserta rapat,masalah yang dibahas.

3. TUJUAN RAPAT.

• Memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
• Menyampaikan informasi,perintah,dan pernyataan.
• Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarkstern.
• Agar peserta rapat dapat ikut berpastisipasi kepada masalah masalah yang sedang terjadi.
• Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan
• Menampung semua permasalahan dari arus bawah(para peserta rapat)

4.UNSUR UNSUR DAN TATA TERTIB RAPAT.
A. UNSUR UNSUR RAPAT
      1. Tujuan rapat
      2. Masalah yg dirapatkan
      3. Pemimpin rapat.
      4. Peserta rapat.
      5. Media rapat.
      6. Notulis atau sekretaris.
B. TATA TERTIB RAPAT
Agar rapat dapat mencapai maksud dan disetujui, perlunya rapat harus dikelola dengan baik dan harus dibahas tata tertib rapat yang memenuhi kriteria sbb:

1. Waktu yang tepat dalam memulai rapat.
2. Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat memahami susunan rapat rapat.
3. Setiap peserta saling mendukung. Saran yang dikemukakan peserta lain.
4. Adanya partisipasi dari peserta rapat.
5. Bersifat terbuka, siap menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa dialog. Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tetapi setiap peserta mau mendengar pendapat orang lain.
6. Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama rapat.
7. Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau pindah, namun saling bertukar argumen yang kuat tanpa menindas yang lain.
8. Setiap pertanyaan atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan lugas.
9. Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai akhir pertemuan yang disetujui atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus bisa mengendalikan rapat jadi bisa dipecahkan demi diambil kesimpulan.
10. Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang dibahas bersama.

5. PROSEDUR RAPAT
Istilah prosedur rapat dan kaitannya dengan pertemuan atau rapat maksudnya ialah pada saat menyelenggarakan rapat, maka pihak penyelenggara harus melakukan kegiatan dengan mengikuti cara atau tahap kegiatan yang tepat dan baik sesuai ketentuan umum yang berlaku dalam rapat. 
Adapun prosedur pertemuan atau rapat secara umum, yaitu sebagai berikut :

A.Panitia penyelenggara melakukan prapersiapan seperti menentukan masalah, tujuan, dan maksud rapat, pemimpin dan peserta rapat, mengirimkan notula rapat sebelumnya.

B.Panitia penyelenggara melakukan persiapan seperti menentukan acara rapat dan menyusunnya, menata ruang rapat, menyiapkan peralatan perangkat lunak dan keras, peralatan menulis, menyusulkan bahan rapat yang belum sempat dikirim, menyusun konvokasi atau undangan rapat, menempatkan peserta sesuai dengan fungsi dan kedudukannya.

C.Panitia penyelenggara dan peserta rapat turut terlibat dalam pelaksanaan rapat. Seluruhnya peserta rapat mempunyai hak dan kewajiban yang sama. Maksudnya seluruh peserta rapat mempunyai hak untuk berbicara dan mempunyai kewajiban untuk menyumbangkan hasil pemikiran

D. Seorang nutulis bila rapat telah selesai harus mampu mencatat jalan nya acara rapat. Hal yg dicatat ialah inti inti pembicaraan selama berlangsungnya acara rapat

E. Bila rapat telah berakhir ,maka pihak penyelenggara harus mempunyai notula rapat yg ditulis oleh notulis atau sekretaris. Notula rapat atau hasil naskah rapat biasanya harus diperbanyak atau digandakan dan dikirimkan atau didistribusikan kepada peserta rapat ,bauk yg hadir maupun yg tidak hadir pada waktu rapat,atau dikirim kepada pihak luar /ekstern.

6. ETIKA RAPAT DAN GAYA KOMUNIKASI Etika rapat adalah norma,nilai,kaidah,atau ukuran tingkah laku yg baik ketika melakukan rapat. Gaya komunikasi seseorang sangat menentukan keberhasilan suatu komunikasi. Beberapa hal yang hrs diperhatikan dlm gaya komunikasi,anatara lain sbb:                                

1. Persyaratan komunikasi yg efektif.
2. Bahasa isyarat ialah gerakan badan /tubuh  atau ekspresi wajah.
3. Bahasa yang digunakan jelas,                  singkat,tepat,dan santun,serta dapat dipahami dengan mudah oleh orang lain.

    Hal hal menarik yg dpt mempengaruhi pembicaraan ,antara lain sbb:
a. Pakaian
b. Pandangan mata
c. Mimik wajah
d. Sikap badan
e. Suara
f. Tulisan.

7.RAPAT TELEKONFERENSI (TELECONFERENCE)
Adalah komunikasi langsung antara beberapa orang atau yg biasanya dlm jarak jauh atau tdk dlm satu ruangan dan dihubungkan oleh suatu sistem telekomunikasi. Dilakukan melewati telefon atau koneksi jaringan.

8.JENIS JENIS TELEKONFERENSI

A. AUDIO CONFERENCE(Conference Call)  meruapakan percakapan dua atau lebih partisipan dgn menggunakan fasilitas telepon dimana komunilasi yang terjadi antara partisipan hanya bentuk suara(audio).
KELEBIHAN:
1. Partisipaan hanya perlu menggunakan telepon biasa untuk melakukan telekonferensi tanpa alat atau software tambahan.
2. Dapat digunakan kapan dan dimana saja tanpa perlu melakukan konfigurasi perangkat yang akan digunakan.
3. Tanpa perlu koneksi internet yg cepat. Karena layanan panggilan konferensi ini mengguanakan jalur telepon,maka anda tidk perlu mempunyai jalur koneksi internet yang cepat.

B. VIDIO CONFERENCE.
   Merupakan teknologi komunikasi yg memugkinkan terjadinya komunikasi dari beberapa lokasi yang berbeda yang secara simultan dpt mengirimkan gambar,vidio,dan suara.untuk melakukan ini dpt memanfaatkan jaringan IP (melalui internet) dan teknologi ISDN (integrated service digital network).
Penggunaan fasilitas telekonferensi ini masih kurang populer di indonesia karena beberapa hal, anatara lain sebagai berikut.
1.) Dibutuhkan perangkat khusus seperti vidio input
2.) Biaya untuk sarana dan.prasarana vidio conference yg relatif mahal.

C. WEB CONFERENCE
   Merupakan fasilitas telekonferensi interatif yg menawarkan fitur data streaming (aliran data) lebih lengkap,dimana partisipan dpt berkomunukasi secara simultan menggunakan teks,suara,vidio hingga berbagai file atau melakuakan slide presentasion.